Ringkasan Buku: 15 Secrets Successful People Know About Time Management. Pengarang: Kevin Kruse. Penerbit: The Kruse Group (2015).

ORBITINDONESIA - Pernahkah Anda berharap memiliki waktu ekstra dalam sehari untuk membaca, berolahraga, atau menghabiskan waktu bersama orang yang Anda cintai? Anda pasti bisa! Tapi pertama-tama, Anda harus memahami nilai waktu.

Itulah mengapa memahami bahwa waktu adalah aset Anda yang paling berharga dan bahwa Anda tidak akan pernah bisa mendapatkannya kembali adalah kunci pertama dari manajemen waktu.

Memecah sumber daya yang berharga ini adalah pendekatan yang sangat baik untuk melacaknya. Sehari, misalnya, memiliki 1.440 menit, yang masing-masing harus digunakan dengan hati-hati.

 Baca Juga: Penodaan/Penistaan Agama dan Kasus Holywings As Case Study

Penulis menempelkan poster "1.440" di pintu kantornya untuk mengingatkan dirinya akan statistik ini. Itu mengingatkannya bahwa setiap hari terbatas. Tapi mengapa menit digunakan? Mengapa tidak mempertimbangkan 86.400 detik yang disediakan setiap hari?

Ada beberapa aktivitas sehari-hari yang bisa diselesaikan dalam waktu kurang dari satu menit, seperti sit-up 30 kali, membaca puisi, atau menyiram tanaman. Karena itu, menit sangat penting untuk melacak waktu Anda.

Sekarang setelah Anda memahami pentingnya waktu, saatnya untuk mulai memprioritaskannya. Rahasia kedua adalah mengidentifikasi dan memprioritaskan tugas terpenting Anda, yang juga dikenal sebagai MIT Anda.

Ini adalah tugas tunggal yang akan memiliki dampak paling signifikan pada kehidupan atau karier Anda.

 Baca Juga: Merayakan Masa Anak-anak dengan A Day for Sandcastles

Ambil contoh, Therese Macan, seorang profesor Universitas Missouri-St Louis. Dia menemukan bahwa kemampuan untuk memprioritaskan adalah salah satu faktor produktivitas yang paling penting. Akibatnya, menemukan MIT sangat penting untuk manajemen waktu.

Misalnya, jika seorang eksekutif senior ingin membuat aplikasi baru, MIT-nya mungkin akan merekrut programmer baru. MIT juga dapat digunakan oleh CEO pemula untuk membuat presentasi yang fantastis untuk mengamankan investasi besar. Menurut penelitian, memiliki MIT setiap hari, apa pun itu, mengarah pada peningkatan kebahagiaan dan peningkatan perhatian.

Tukar daftar tugas Anda dengan kalender untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan sambil mengurangi stres. Banyak orang terbebani oleh daftar tugas yang tampaknya tak ada habisnya. Pertimbangkan milik Anda sendiri.

Berapa banyak tugas yang menumpuk selama berminggu-minggu, menyebabkan Anda stres yang tidak perlu? Kemungkinan besar Anda memiliki beberapa aktivitas ini, dan cara terbaik untuk mengelolanya adalah dengan menggunakan kalender kuno.

 Baca Juga: Representasi Kulit Hitam dalam Ruang Literasi

Di sinilah trik ketiga masuk: untuk menghilangkan stres hari Anda, letakkan daftar tugas Anda dan sesuaikan jadwal Anda.

Menurut penelitian, rata-rata 41% item dalam daftar tugas tidak pernah diselesaikan. Salah satu alasan untuk angka yang mengejutkan ini adalah bahwa sebagian besar daftar tugas tidak menyertakan notasi yang menunjukkan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Akibatnya, pekerjaan yang lebih sulit atau kurang penting sering kali tidak terselesaikan. Itu mungkin tidak menjadi masalah, jika bukan karena fakta bahwa item yang belum selesai di daftar tugas Anda pasti akan menyebabkan banyak ketegangan, yang sebenarnya bisa dicegah.

Faktanya, para peneliti Florida State University mengungkapkan, hanya dengan menyusun rencana untuk menyelesaikan tugas dapat mengurangi stres.

 Baca Juga: Beli Hewan Kurban tidak Perlu Repot, Lewat Toko Online Ini Juga Bisa

Shannon Miller, pesenam Olimpiade, adalah contoh yang bagus. Dia bisa menghabiskan waktu bersama keluarganya, menyelesaikan tugas sekolahnya, berlatih untuk Olimpiade, dan bahkan memberikan wawancara media dengan menghalangi waktu untuk tugas-tugas penting.

Metode ini disebut sebagai pemblokiran waktu atau tinju waktu, dan hanya mengharuskan Anda menyimpan kalender yang tepat.

Miller terpaksa memprioritaskan tugas-tugas yang akan membantunya lebih dekat dengan tujuannya, dan dia masih mengikuti jadwal menit demi menit hingga hari ini.

Tetapi, Anda pasti akan menghadapi aktivitas sesuai jadwal Anda, yang tidak dapat Anda lakukan. Alih-alih membiarkannya memudar ke latar belakang, cukup atur ulang.

 Baca Juga: Piala AFF U19: Indonesia Melawan Brunei Darussalam di Indosiar Malam Ini

Misalnya, jika Anda secara teratur pergi ke gym di siang hari, tetapi memiliki penerbangan pada waktu yang sama, cukup alihkan latihan Anda ke pagi hari.

Atasi penundaan dengan mengantisipasi tindakan masa depan dan menerima kenyataan bahwa akan selalu ada lebih banyak yang harus dilakukan.

Semua orang pernah ke sana: tenggat waktu yang kritis mendekat, dan alih-alih berfokus pada tugas yang ada, Anda terpaku pada layar, menggulir Facebook, mengirim SMS ke teman, atau menonton acara TV favorit Anda.

Penundaan adalah kebiasaan yang sulit untuk dihilangkan, tetapi ada metode untuk mengatasinya dan menyelesaikan sesuatu.

 Baca Juga: Orang yang Berkurban Idul Adha Didoakan oleh Malaikat Sampai Hari Kiamat

Tip keempat adalah Anda dapat mengatasi penundaan dengan membayangkan diri Anda di masa depan. Lagi pula, Anda tidak menunda-nunda karena Anda malas; Anda menunda-nunda karena Anda kurang motivasi.

Dilema ini dapat diselesaikan dengan membayangkan diri Anda di masa depan dan mengajukan dua pertanyaan kepada diri sendiri: "Kesenangan apa yang akan saya peroleh dari melakukan hal ini?" "Berapa banyak penderitaan yang akan saya timbulkan, jika saya tidak melakukannya?"

Bayangkan memiliki perut buncit yang besar dan merasa benar-benar lesu, jika tujuan Anda adalah berolahraga setiap hari tetapi Anda tampaknya tidak dapat memotivasi diri sendiri untuk melakukannya.

Rejimen mental seperti ini akan memotivasi Anda untuk turun dari sofa dan ke treadmill. Bersamaan dengan itu, bersikap jujur tentang kegiatan yang akan dilakukan diri Anda di masa depan dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda.

 Baca Juga: Piala Presiden: Inilah Empat Tim di Semifinal dan Jadwal Pertandingannya

Anda dapat melindungi diri sendiri dengan membuang semua junk food di rumah, jika Anda tahu akan tergoda untuk makan makanan ringan yang tidak sehat selama istirahat mendatang. Anda bahkan dapat mengambil langkah lebih jauh, dengan mengisi lemari es Anda dengan makanan sehat seperti wortel bayi dan hummus.

Kunci keenam adalah bahwa akan selalu ada lebih banyak yang harus dilakukan; kamu tidak akan bisa melakukan semuanya. Dan itu baik-baik saja! Memprioritaskan dan mengatur tugas yang ingin Anda selesaikan jauh lebih bermanfaat daripada menandai item sebanyak mungkin.

Ambil contoh, Presiden George W. Bush. Dia sangat menyadari bahwa akan selalu ada lebih banyak yang harus dilakukan. Alih-alih mencoba melakukan segalanya, ia memprioritaskan membaca sejumlah besar buku, yang menurutnya terapeutik dan mendidik. Alhasil, sepanjang pemerintahannya, ia membaca 95 buku!

Menjernihkan pikiran dan meningkatkan produktivitas bisa sesederhana menuliskan ide-ide Anda dan mengurangi kunjungan ke email Anda. Pernahkah Anda memiliki ide cemerlang saat berbelanja bahan makanan atau mengajak anjing jalan-jalan?

 Baca Juga: Piala Presiden: Depak PSM Makassar, Borneo FC ke Semifinal

Bukankah akan luar biasa jika Anda bisa mencoret-coretnya saat itu juga alih-alih berusaha mengingatnya nanti? Itulah mengapa rahasia keenam adalah selalu membawa buku catatan.

Lagi pula, menuliskan pemikiran Anda membuat lebih mudah untuk mengingatnya. Sir Richard Branson, pencipta Virgin Group, mengklaim bahwa dia tidak dapat mengembangkan kerajaan komersialnya tanpa buku catatannya yang terpercaya.

Dia begitu terdorong untuk menuliskan pikirannya, sehingga ketika dia mendapatkannya dan tidak memiliki buku catatan, dia menuliskannya di paspornya! Dia percaya bahwa jika sebuah ide tidak ditulis, itu akan hilang selamanya.

Membuat catatan di atas kertas juga membantu ingatan. Mereka yang menulis catatannya dengan tangan selama pembicaraan TED, misalnya, lebih mampu mengingat materi daripada siswa yang mencatat di laptop mereka, menurut psikolog Pam Mueller dan Daniel Oppenheimer.

Baca Juga: Mak Ganjar di Kalimantan Barat Deklarasi Dukung Ganjar Pranowo jadi Presiden 2024

Menuliskan pemikiran Anda sangat penting, seperti halnya mempertahankan kendali atas jadwal Anda, yang membawa kita ke tip ketujuh. Ini menyarankan untuk tidak membaca email terlalu sering, agar orang lain tidak mengontrol bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda.

Memantau email secara terus-menerus, bertentangan dengan pendapat umum, tidak efektif. Itu karena sensasi memeriksa kotak masuk Anda mirip dengan menekan tuas di mesin slot. Anda sering memeriksa pesan Anda dan tidak menemukan hal baru.

Namun, terkadang ada pesan segar. Ketidakpastian ini menjadi adiktif, dan seseorang mulai memeriksa lebih sering dengan harapan mendapatkan suntikan dopamin dari sebuah pesan. Ini jelas menghabiskan waktu Anda dan mengganggu konsentrasi Anda.

Baca Juga: Piala Presiden: Singkirkan Bhayangkara FC, PSIS Semarang Melaju ke Semifinal

Berhenti berlangganan buletin dengan layanan seperti unroll.me adalah metode yang fantastis untuk memutuskan sambungan dari kotak masuk Anda.

Namun, Anda dapat menggunakan sistem 321-Zero. Untuk mencapainya, tetapkan batasan harian tiga cek email dan usahakan untuk membuat kotak masuk Anda menjadi nol dalam waktu kurang dari 21 menit.

Hindari rapat dan katakan tidak untuk mendapatkan kembali kendali atas jadwal Anda. Jika Anda pernah bekerja di kantor, Anda tahu betapa membosankannya rapat. Namun, itu bukan satu-satunya masalah dengan pertemuan.

Rahasia kedelapan adalah bahwa sebagian besar pertemuan tidak efektif dan seharusnya hanya dijadwalkan sebagai opsi terakhir. Memang, menurut survei tahun 2015, 35% responden menganggap pertemuan status mingguan adalah buang-buang waktu karena dua alasan utama ini:

 Baca Juga: Tidak Perlu Bawa HP Android untuk Isi Bensin di SPBU Dengan MyPertamina

Pertama, peserta rapat cenderung menyia-nyiakan banyak waktu untuk hal-hal yang tidak penting, menurut hukum sepele Parkinson. Kedua, ekstrovert biasanya mendominasi pertemuan, mengurangi kemungkinan orang lain berpartisipasi. Akibatnya, informasi penting dapat disembunyikan selama sesi tersebut.

Namun, jika Anda benar-benar harus mengadakan rapat, pilihlah sesi stand-up daripada sesi duduk. Ini mungkin tampak aneh. Tetapi para peneliti Universitas Washington menemukan bahwa pertemuan tetap mengarah pada kolaborasi yang lebih baik, lebih sedikit keterikatan pada gagasan, tingkat partisipasi yang lebih tinggi, dan pemecahan masalah yang lebih berhasil.

Marissa Mayer, CEO Yahoo, memiliki tip lain yang berguna: dia dapat mengadakan hingga 70 rapat setiap minggu, dengan menjadwalkannya dalam kelipatan lima atau sepuluh menit. Dia tidak akan pernah bisa mencapai ini jika dia hanya bekerja selama 30 menit.

Dengan kata lain, menjadwalkan pertemuan sebelumnya akan membuat orang tidak menghabiskan waktu Anda.

 Baca Juga: Pengamat Malaysia: Indonesia Adalah Super Power Potensial yang Sedang Bangkit

Ini penting karena orang lain akan sering menanyakan sesuatu kepada Anda, yang berkaitan erat dengan rahasia kesembilan: mengatakan “tidak” pada sebagian besar hal akan membantu Anda mencapai tujuan langsung Anda lebih cepat.

Lagi pula, jika Anda mengatakan “ya” untuk satu hal, Anda secara otomatis mengatakan “tidak” untuk yang lain. Sara Hendershot, seorang pendayung Olimpiade, adalah contoh yang bagus. Dia ahli dalam menolak komitmen sosial dan komitmen lainnya.

Menjelang Olimpiade 2012 di London, ketika dia lolos ke final, dia menggunakan bakat yang dipelajari dengan susah payah ini untuk mengawasi hadiahnya. Selain itu, penelitian telah menunjukkan bahwa orang yang cenderung mengatakan “tidak” pada tuntutan waktu, mereka lebih bahagia dan memiliki lebih banyak energi.

Tingkatkan efisiensi dan kepuasan Anda dengan menggunakan aturan 80/20 dan tanyakan pada diri sendiri beberapa pertanyaan refleksi diri. Anda sudah tahu bahwa sangat penting untuk memfokuskan waktu Anda yang terbatas pada hal-hal yang paling penting.

 Baca Juga: Gus Gus Nusantara Deklarasi Dukung Ganjar Pranowo Jadi Presiden 2024

Rahasia kesembilan dapat membantu Anda dalam upaya ini. Ia mengklaim bahwa menggunakan Prinsip Pareto akan mengungkapkan jalan pintas menuju kesuksesan.

Inilah artinya: Vilfredo Federico Damaso Pareto, seorang filsuf dan ekonom Italia, menemukan pada 1890-an bahwa 20% tanaman kacang polongnya menghasilkan 80% kacang polong yang sehat. Aturan 80/20 ini diperluas menjadi gagasan universal yang saat ini menyandang namanya. Hal ini dapat digunakan dalam berbagai situasi.

Menerapkan aturan 80/20 kepada staf Anda, misalnya, Anda dapat menyimpulkan bahwa sebagian besar tenaga penjualan Anda harus dipecat, karena mereka berkinerja terburuk Anda.

Anda kemudian dapat memusatkan upaya Anda pada 20% sisanya, yang telah menyumbang 80% dari penjualan Anda, dengan memberi mereka penghargaan dan memberikan lebih banyak dukungan.

 Baca Juga: Tidak Kelihatan Namun Meninggalkan Jejak

Hasil akhirnya kemungkinan besar adalah peningkatan penjualan secara keseluruhan. Dalam kehidupan sehari-hari, Anda dapat menerapkan aturan 80/20 dengan meninjau tugas-tugas yang Anda selesaikan setiap minggu dan menentukan mana yang paling berdampak.

Namun, mengevaluasi pekerjaan di depan Anda secara objektif dapat membantu Anda berbuat lebih banyak. Rahasia kesebelas akan membantu Anda melakukannya.

Ia mengklaim bahwa memaksimalkan kemampuan Anda dan mendelegasikan tugas dapat meningkatkan produktivitas Anda.

Ambil contoh, eksperimen Harvard Business Review yang dilakukan oleh akademisi Julian Birkinshaw dan Jordan Cohen pada 2013. Terlihat bahwa 43% pekerja tidak puas dengan tugas kerja mereka.

 Baca Juga: Meskipun Serangan Rusia ke Ukraina Tetap Berlangsung, Yenny Wahid Bela Misi Perdamaian Jokowi

Penulis studi mampu mengidentifikasi pekerjaan penting hanya dengan mendidik staf untuk memperlambat dan mengajukan beberapa pertanyaan kepada diri mereka sendiri, membebaskan delapan jam ekstra setiap minggu.

"Seberapa penting tugas ini bagi perusahaan?" adalah pertanyaan pertama yang mereka ajukan kepada diri mereka sendiri. "Apakah ada orang lain yang bisa menyelesaikannya?" dia bertanya. Akhirnya, "Bagaimana saya bisa menyelesaikan tugas ini jika saya hanya punya separuh waktu?"

Menggunakan tema harian dan segera menyelesaikan tugas-tugas singkat akan meningkatkan produktivitas Anda. Apakah Anda pernah mengalami kesulitan fokus di kantor secara teratur? Kebanyakan orang melakukannya, dan sedikit bimbingan di sini bisa sangat membantu.

Rahasia kedua belas menyatakan, mengatur pekerjaan Anda menjadi tema yang berulang setiap minggu akan meningkatkan efektivitas Anda. Jack Dorsey, salah satu pendiri Twitter dan pendiri Square, adalah contoh sempurna.

Dia mengklaim bahwa memiliki tema harian untuk setiap bisnisnya adalah kunci sukses. Misalnya, dia akan berkonsentrasi pada manajemen pada hari Senin, pemasaran pada hari Rabu, dan refleksi, umpan balik, dan strategi untuk minggu berikutnya pada hari Minggu.

 Baca Juga: Akun Twitter Ini Menghina Presiden Joko Widodo Sampai Tjahjo Kumolo

Ambil contoh, Dan Sullivan, seorang pelatih wirausaha. Untuk tetap fokus dan berenergi, ia menyarankan tema setiap minggu di sekitar tiga jenis hari yang berbeda. Yang pertama adalah hari fokus, yang dicadangkan untuk kegiatan penting seperti pekerjaan yang menghasilkan pendapatan.

Jenis kedua disebut sebagai hari penyangga, dan digunakan untuk mengejar email, membalas panggilan, mengadakan rapat, mendelegasikan tugas, dan menyelesaikan dokumen.

Akhirnya, hari bebas adalah hari di mana tidak ada pekerjaan yang diperlukan. Kategori terakhir ini adalah untuk liburan, waktu keluarga, dan pekerjaan sukarela.

Mengambil pekerjaan kecil adalah metode sederhana lain untuk meningkatkan efisiensi Anda. Ini adalah rahasia kedua belas, yang menurutnya Anda harus bertindak cepat pada pekerjaan yang membutuhkan waktu kurang dari lima menit untuk diselesaikan dan menghindari mengulangi pekerjaan yang sama.

 Baca Juga: Piala Presiden, di Indosiar Sore Ini: PSIS Semarang Melawan Bhayangkara FC

Pertimbangkan Nihar Suthar, seorang siswa straight-A. Dia menghindari daftar besar tugas-tugas kecil dengan menyelesaikan tugas lima menit dengan segera.

Ambil contoh, penulis. Debbie, saudara perempuannya, baru saja mengirim email kepadanya, dan alih-alih menjawab, dia meneleponnya untuk memastikan mereka dapat berbicara.

Dia memutuskan untuk menangani tugas ini segera dengan memesan panggilan di kalendernya dan karena itu menghemat energi mental, yang akan dia buang untuk mengingat untuk meneleponnya.

Dia mungkin tidak akan ingat untuk mengatasinya, jika dia memasukkannya ke daftar tugas atau meninggalkannya di kotak masuknya.

 Baca Juga: Piala AFF U19: Gagal kalahkan Vietnam, Indonesia di Peringkat 4 Klasemen

Dengan ritual pagi dan pendekatan sederhana, Anda dapat meningkatkan energi dan fokus Anda. Bayangkan bangun jam 6 pagi, berolahraga selama 45 menit, dan kemudian menyiapkan sarapan tinggi protein yang enak.

Ini mungkin tampak menantang, tetapi rahasia keempat belas menunjukkan mengapa itu penting. Ia mengklaim bahwa mencurahkan satu jam pertama setiap hari untuk rutinitas pagi dapat meningkatkan kesehatan mental, fisik, dan spiritual Anda.

Faktanya, berolahraga di pagi hari adalah cara yang bagus untuk membuat kreativitas Anda mengalir.

Pertimbangkan Dan Miller, penulis buku terlaris New York Times yang memulai setiap hari dengan bermeditasi selama setengah jam, sebelum berolahraga selama 45 menit sambil mendengarkan program audio.

 Baca Juga: Presiden Jokowi Diminta Selamatkan Wilayah Wadas Karena Bekas Markas Pangeran Diponegoro

Selama periode ini, ia menghindari membaca berita atau melihat ponselnya, alih-alih berfokus pada pengalaman positif dan inspirasional. Dia juga percaya bahwa selama "me time" harian inilah dia mendapatkan ide-ide paling kreatifnya.

Kemudian, dengan sarapan sehat dan minum banyak air, Anda dapat meningkatkan energi dan kesejahteraan Anda lebih banyak lagi.

Shawn Stevenson, penulis buku terlaris dan pembawa acara podcast, sangat senang. Karena dia percaya bahwa energi adalah segalanya, dia memulai setiap hari dengan " mandi batin".

Untuk memulai kembali metabolisme dan membersihkan kotoran, dia hanya mengonsumsi 30 ons air murni. Faktanya, rahasia keenam belas menekankan perlunya energi. Kunci produktivitas adalah menjaga fokus dan energi daripada membuang-buang waktu.

 Baca Juga: Serangan Beruntun ke Ukraina, Pesan Khusus dari Putin untuk Negara Barat

Itulah sebabnya Francesco Cirillo merancang Teknik Pomodoro, sebuah cara untuk mengurangi gangguan dan meningkatkan produktivitas.

Atur timer selama 25 menit, curahkan 100% fokus Anda untuk satu tugas selama 25 menit, lalu istirahat lima menit sebelum memulai kembali siklus.

Ketika penulis Monica Leonelle menyadari bahwa dia tidak memiliki satu jam pun dalam sehari, dia meminta bantuan Teknik Pomodoro.

Dia mengisi ulang energinya selama istirahat dengan Teknik Pomodoro, mempertahankan energi konstan sepanjang hari, dan beralih dari menghasilkan 600 kata per jam menjadi 3.500 dengan dukungan strategi tambahan!***

Sumber: Aplikasi Buku Pintar AHA

Peringkas: Tim 3

Editor: Satrio Arismunandar